Aydın Örme Sanayi ve Ticaret Anonim Şirketi
Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası
- 1. AMAÇ:
Aydın Örme Sanayi ve Ticaret Anonim Şirketi (“AYDIN ÖRME”)’ne gizlilik ve kişisel verilerin korunması hususunda verilen izinler ile kişisel verilerin korunması konusundaki temel bilgiler aşağıda yer almaktadır.
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu, 7 Nisan 2016 tarihli ve 29677 sayılı Resmî Gazetede yayımlanmıştır. KVK Kanunu, kişisel verileri işlenen gerçek kişilerin Anayasa tarafından da korunan özel hayatın gizliliği de dahil olmak üzere temel hak ve özgürlüklerini korumak ve kişisel verileri işleyen gerçek ve tüzel kişilerin yükümlülüklerini belirlemek için düzenlenmiştir. Ayrıca 6563 Sayılı Elektronik Ticaretin Düzenlenmesi Hakkında Kanun da kişisel verilerin korunmasına ilişkin hüküm içermektedir. 5237 Sayılı Türk Ceza Kanunu hükümleri yoluyla da kişisel verilerin korunması için bazı hallerde cezai yaptırımlar öngörülmüştür.
- 2. KAPSAM:
AYDIN ÖRME, aşağıda yer alan açıklamaları, web-sitemizi kullanan 3. kişilerin bilgi ve dikkatine sunar.
AYDIN ÖRME, işbu Kişisel Verilerin Korunması Hakkındaki düzenlemeleri kısmen ya da tamamı ile yürürlükteki mevzuatta yapılabilecek değişiklikler çerçevesinde her zaman güncelleme hakkına sahip olup, yasal mevzuat değişiklikleri hem AYDIN ÖRME hem de takipçilerimizi bağlayıcı olarak kabul edilecektir.
- 3. SORUMLULUKLAR:
- 3.1 Veri Sorumlusu
KVK Kanunu uyarınca, kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hale getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem, kişisel verilerin işlenmesi anlamına gelmektedir.
- 3.2 Veri İşleyen
İlgili yasal mevzuat ve veri sahipleri tarafından verilen onay/izinler dahilinde işlenen verilerin, AYDIN ÖRME tarafından verilen yetkiye istinaden, AYDIN ÖRME adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişiler.
- 3.3 Sorumluluk
AYDIN ÖRME adına, AYDIN ÖRME tarafından verilen yetki ile başka bir gerçek veya tüzel kişi tarafından kişisel verilerin işlenmesi halinde ise veri sorumlusu olarak AYDIN ÖRME ile veri işleyen 3. kişiler, gerekli koruma ve sair yasal mevzuatın emrettiği düzenlemeler/tedbirlerin alınması konusunda müştereken sorumlu olurlar. AYDIN ÖRME; Yasal mevzuat gereği sorumlulukları kapsamında veri sorumlusu olarak, kendisi ile kişisel verilerini paylaşan ilgili kişilere sağladıkları güvenin; iş ortakları, hizmet sağlayıcı, tedarikçi ve yüklenicileri tarafından da aynı şekilde sürdürülmesinin sağlanması için periyodik olarak, veri işleyenlerin gizlilik politikasına uyumunu denetler.
- 4. TANIMLAR:
- 4.1 AYDIN ÖRME:
Aydın Örme Sanayi ve Ticaret Anonim Şirketi
- 4.2 Açık Rıza:
Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye ve özgür iradeye dayanarak açıklanan ve veri işleme amacıyla sınırlı olarak verilen onay.
- 4.3 Anonim Hale Getirme:
Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi.
- 4.4 Çalışan:
Aydın Örme Sanayi ve Ticaret Anonim Şirketi çalışanı.
- 4.5 Hizmet Sağlayıcısı:
AYDIN ÖRME’nin hizmet aldığı ve/veya verdiği şirket (tedarikçi, taşeron, vb.) personeli.
- 4.6 Kişisel Veri Sahibi (İlgili Kişi):
Kişisel verisi işlenen gerçek kişi.
- 4.7 Kişisel Veri:
Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi.
- 4.8 Özel Nitelikli Kişisel Veri:
Öğrenildiği takdirde ilgili kişinin mağdur olmasına veya ayrımcılığa maruz kalmasına neden olabilecek nitelikteki bilgiler.
- 4.9 Kişisel Verilerin İşlenmesi:
Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hale getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem.
- 4.10 Veri İşleyen:
Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak veri sorumlusu adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişidir.
- 4.11 Veri Sorumlusu:
Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasında ve yönetilmesinden sorumlu ve Veri Sorumluları Sicili’ne kayıt yaptırmakla yükümlü gerçek veya tüzel kişidir.
- 4.12 KVK Kurulu: Kişisel Verileri Koruma Kurulu
- 4.13 KVK Kurumu: Kişisel Verileri Koruma Kurumu
- 4.14 KVK Kanunu: 7 Nisan 2016 tarihli ve 29677 sayılı Resmî Gazetede yayımlanan Kişisel Verilerin Korunması Kanunu
- 4.15 Politika: AYDIN ÖRME Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası.
- 5. UYGULAMALAR
- 5.1 Kişisel Verilerin Toplanması Yolları
AYDIN ÖRME internet sitelerinden veya mobil internet sitelerinden işlem yapan kişilerin, AYDIN ÖRME ile ticari ilişki içinde olan kişilerin ve çalışanlarının, AYDIN ÖRME işyerlerini ziyaret eden kişilerin, AYDIN ÖRME çalışanlarının ve AYDIN ÖRME ile herhangi bir yasal, ticari ya da sosyal ilişkiye giren üçüncü kişilerin verdikleri veriler, rızaları ve/veya mevzuat hükümleri uyarınca AYDIN ÖRME tarafından işlenmektedir.
AYDIN ÖRME çevrimiçi ve çevrimdışı olarak toplanan bilgiler gibi farklı yöntemlerle veya farklı zamanlarda toplanan bilgileri eşleştirebilir ve bu bilgileri üçüncü taraflar gibi başka kaynaklardan alınan bilgilerle birlikte kullanabilir.
- 6. HUKUKİ YÜKÜMLÜLÜKLER
KVK Kanunu uyarınca AYDIN ÖRME’nin kişisel verilerin korunması ve işlenmesi kapsamında hukuki yükümlülükleri bulunmaktadır. Söz konusu yükümlülükler şu şekilde sıralanmaktadır:
- 6.1 Aydınlatma yükümlülüğü
AYDIN ÖRME, kişisel verilerin toplanması sırasında, ilgili kişiyi aydınlatmak ve bu kapsamda ilgili kişiye ilgili mevzuat düzenlemeleri dâhilinde aşağıdaki hususlarda bilgi vermekle yükümlüdür:
• Veri sorumlusunun ve varsa temsilcisinin kimliği,
• Kişisel verilerin hangi amaçla işleneceği,
• İşlenen kişisel verilerin kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği,
• Kişisel verileri toplanmanın hukuki sebebi,
• İlgili kişinin hakları.
AYDIN ÖRME aydınlatma yükümlülüğü kapsamında; farklı araçlar ile ilgili kişileri kişisel verilerinin işlenmesine ilişkin bilgilendirecektir. Ayrıca AYDIN ÖRME kamuoyuna açık politikaların kişisel veri sahipleri tarafından anlaşılabilir olmasına önem vermektedir.
İlgili Kişilerin ne şekilde bilgilendirileceğine dair hangi araçların kullanılacağı mevzuata uygun olarak iç politikalar ile belirlenmiştir.
- 6.2 Bilgilendirme yükümlülüğü
KVK Kanunu 11. maddesinde düzenlenmiş bulunan, kişisel verinin temin edildiği ilgili kişinin kişisel verilerinin korunmasına ilişkin hakları (işbu belge Bölüm 12) belirtildiği gibidir. KVK Kanunu uyarınca AYDIN ÖRME, söz konusu haklara ilişkin iletilen talepleri değerlendirerek; İlgili Kişileri talepleri doğrultusunda yapılacak işlem ve kapsam dâhilinde bilgilendirmekle yükümlü olup işbu bildirim yasal mevzuat tarafından emredilen süre içinde gerçekleştirilecektir.
Söz konusu talepler, İlgili Kişiler tarafından yazılı olarak veya KVK Kurulu tarafından belirlenecek diğer yöntemlerle AYDIN ÖRME’ye mevzuata uygun şekilde iletilmelidir. AYDIN ÖRME, Kurulun bu konudaki kararına aykırılık teşkil etmemek üzere İlgili Kişi’ye başvuru ve haklarını kullanmak hususunda daha fazla olanak sağlamak için çalışmaktadır.
- 6.3 Veri güvenliğini sağlama yükümlülüğü
AYDIN ÖRME veri sorumlusu sıfatıyla, KVK Kanunu 12. maddesinden kaynaklı, veri güvenliğine ilişkin yükümlülükleri işbu belgenin başta 11. bölümü olmak üzere sair düzenlemeleri ile belirtilmekte olup, bunlar ile sınırlı olmaksızın ilgili yasal mevzuat ve Kurul tarafından getirilen zorunlu hususlar da AYDIN ÖRME tarafından ayrıca uygulanacaktır.
- 6.4 Veri Sorumluları Siciline kaydolma yükümlülüğü
AYDIN ÖRME, KVK Kanunu 16. maddesi uyarınca, Veri Sorumluları Siciline kayıt yaptırmakla yükümlüdür.
- 7. KİŞİSEL VERİLERİN SINIFLANDIRILMASI
- 7.1 Kişisel veriler:
KVK Kanunu kişisel verileri, kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi olarak tanımlamaktadır. Bu bağlamda, kişinin verilerinin belli veya belirlenebilir olması (bir başka bilgi ile bir araya getirildiğinde kişiye ulaşılması) gerekmektedir. Bir kişinin adı, soyadı, doğum tarihi ve yeri, kimlik bilgileri, sosyal güvenlik numarası, telefon numarası, adresi, görüntüleri, ödeme bilgileri ve benzeri bilgiler kişisel veri tanımına girmektedir.
Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun konusu verisi işlenen gerçek kişiler olup, tüzel kişiler kapsam dışında bırakılmıştır. Bu nedenle, bir tüzel kişinin sicil numarası, ticaret unvanı ve sicil bilgileri gibi içerisinde gerçek kişiye ait bilgi içermeyen bilgiler, KVK Kanunu gereği kişisel veri olarak korunmamaktadır.
- 7.2 Özel nitelikli kişisel veriler:
Özel nitelikli kişisel veriler; öğrenildiği takdirde ilgili kişinin mağdur olmasına veya ayrımcılığa maruz kalmasına neden olabilecek nitelikteki bilgiler olup; KVK’ da;
‘’Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkumiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri Özel Nitelikli veridir.’’
Şeklinde tanımlanmaktadır. Özel nitelikli kişisel verilerin kanunda açıkça yetki verilen durumlar dışında ilgilinin açık rızası olmaksızın işlenmesi yasaktır.
Bu kapsamda; AYDIN ÖRME tarafından bu tür kişisel veriler kanun gereği işlenmesi gereken durumlar dışında işlenmez veya ilgilinin açıkça rızası alınmak şartı ile KVK Kanunu 6. maddesi uyarınca belirtilen şartlara uygun olarak işlenir.
- 8. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ KURALLARI
- 8.1 Kişisel verilerin işlenmesine ilişkin uyulacak ilkeler:
Toplanan tüm kişisel veriler, KVK Kanunu 4. maddesinde sayılan ilkelere, 5. ve 6. maddelerinde belirtilen şartlara uyumlu bir şekilde işlenecektir. AYDIN ÖRME, KVK Kanunu 4. maddesi uyarınca; kişisel verilerin işlenmesi konusunda hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun, doğru ve gerektiğinde güncel, belirli, açık ve meşru amaçlar güderek, amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü biçimde kişisel verileri işlemekle sorumludur.
Bu Çerçevede;
• AYDIN ÖRME, kişisel verilerin işlenmesi sırasında kanunların ve diğer hukuki düzenlemelerin öngördüğü kural, yasak, hak ve ilkelere uygun şekilde hareket etmekle yükümlüdür.
• AYDIN ÖRME, dürüstlük kurallarına uygun olmanın gereği kişisel verilerin işlenmesi sırasında şeffaf olacak ve bilgilendirme ve aydınlatma yükümlülüğüne uyacaktır.
• AYDIN ÖRME, kişisel verileri, meşru ve hukuka uygun sebeplerle, yani ancak yasal olarak açıkça belirli ve hukuka uygun olan sınırlı amaçlarla, izin alması gereken hallerde kendisine verilen izin kapsamında işleyebilecektir.
• AYDIN ÖRME, kişisel verileri gerekli olduğu ölçüde işleyecektir. Bu kapsamda orantılık ilkesi dikkate alınarak kişisel veriler AYDIN ÖRME tarafından yürütülen faaliyetler ve bu faaliyetler kapsamındaki amacın gerektirdiği haller dışında kullanılmayacaktır. Ayrıca amaca ulaşmayı sağlayacak ölçü aşılarak ihtiyaç olmayan veya ihtiyaç duyulmayan kişisel verilerin işlenmesinden kaçınılacaktır.
• AYDIN ÖRME, kişisel verileri ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edecek ve bu sürenin sona ermesi sonrasında, herhangi bir gerekçe ile bu verileri (mümkün olması durumunda) anonim hale getirmeden saklamayacaktır.
- 8.2 AYDIN ÖRME’ın kişisel verileri işleme amaçları:
8.2.1. AYDIN ÖRME kişisel verileri, KVK Kanunu 5 ve 6. maddeleri ile uyumlu olarak, Aşağıda belirtilenler ile benzeri amaçlar için, onay alınması gereken hallerde, yasal mevzuat dairesinde Veri ilgilisi kişinin onayı alınarak işlemektedir:
• Kişisel ve iletişim verileri: Ad-soyad, telefon, e-posta bilgileri iletişim amaçlı kullanılmaktadır. Bu doğrultuda toplanan verilerin iş geliştirme, pazarlama, iletişim gibi operasyonel faaliyetlerin yürütülmesi ve geliştirilmesi ile arttırarak daha iyi hizmet vermek için kullanılmaktadır.
8.2.2. Yukarıda ifade edilen veri bazlı amaçlar dışında genel olarak aşağıda belirtilen hususlar içinde veri toplanmaktadır.
- • Yeni hizmetler hakkında bilgi vermek,
- • Çevrimiçi ve çevrimdışı hizmetlerinin sağlanması,
- • Soruları cevaplamak ve etkin bir hizmet sunmak,
- • E-posta vb. platformlar aracılığı ile mesaj, bülten, sair yayınların gönderilmesi,
- • Mevzuattan gereği ve hukuki yükümlülüklerin ifası için kişisel verilerin işlenmesi,
- • İlgili Kişilerle sözleşmelerin kurulması ve ifası için kişisel verilerin işlenmesi,
- • İletişim için adres ve diğer gerekli bilgileri kaydetmek,
- • Elektronik (internet/mobil vs.) veya kâğıt ortamında işleme dayanak olacak tüm kayıt ve belgeleri düzenlemek,
- • Kamu güvenliğine ilişkin hususlarda talep halinde ve mevzuat gereği kamu görevlilerine bilgi verebilmek,
- • Anlaşmalı kurumlarımız ve çözüm ortaklarımız tarafından öneri sunabilmek, hizmetlerimizle ilgili bilgilendirebilmek,
- • Hizmetlerimiz ile ilgili şikâyet ve önerileri değerlendirebilmek,
- • Yasal yükümlülüklerimizi yerine getirebilmek ve yürürlükteki mevzuattan doğan hakların kullanılabilmesi,
- 8.3 Kişisel verilerin hukuka uygun olarak işlenmesinin sağlanması:
AYDIN ÖRME, kişisel verilerin hukuka uygun olarak işlenmesi için aşağıdaki teknik tedbirleri almakla yükümlüdür.
- Kişisel verilerin Kanun’a uygun bir şekilde işlenmesi ve depolanması için şirket içi organizasyonu yapmak,
- Kişisel verilerin depolanacağı veri tabanlarının güvenliğini sağlamak için teknik altyapıyı oluşturmak,
- Oluşturulan teknik alt yapının ve süreçlerin denetlenmesini sağlamak,
- Alınan teknik önlemlerin ve denetim süreçlerinin raporlanmasına ilişkin prosedürler belirlemek,
AYDIN ÖRME, kişisel verilerin hukuka uygun olarak işlenmesi için aşağıdaki idari tedbirleri alır:
- Şirket çalışanlarını kişisel verilerin hukuka uygun bir şekilde korunması ve işlenmesine ilişkin bilgilendirmek ve eğitmek,
- Şirket çalışanları ile yapmış olduğu sözleşmelerde, belgelerde veya politikalarda, şirket çalışanları tarafından kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesi durumlarında alınacak tedbirleri kayıt altına almak,
- Birlikte çalıştığı veri işleyicilerinin ve ortaklarının kişisel verilerin işlenmesi faaliyetlerini denetlemek, ile yükümlüdür.
- 9. KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILMASI POLİTİKASI
Kişisel verilerin üçüncü kişiler ile paylaşımı, İlgili Kişi’nin izni ve mevzuat çerçevesinde gerçekleşmekte ve kural olarak İlgili Kişi onayı olmaksızın kişisel veriler üçüncü kişilere aktarılmamaktadır.
Bununla birlikte, yasal yükümlülüklerimiz nedeniyle ve bunlarla sınırlı olmak üzere mahkemeler ve diğer kamu kurumları ile kişisel veriler, KVK hususundaki yasal mevzuata aykırı olmamak üzere paylaşılabilmektedir.
Kişisel veriler, AYDIN ÖRME hissedarlarıyla, doğrudan/dolaylı yurtiçi/yurtdışı iştiraklerimize, faaliyetlerimizi yürütebilmek için işbirliği yaptığımız program ortağı kurum, kuruluşlarla, verilerin bulut ortamında saklanması hizmeti aldığımız yurtiçi/yurtdışı kişi ve kurumlarla, ticari elektronik iletilerin gönderilmesi konusunda anlaşmalı olduğumuz yurtiçi/yurtdışındaki kuruluşlarla, anlaşmalı olduğumuz bankalarla ve sizlere daha iyi hizmet sunabilmek için çeşitli pazarlama faaliyetleri kapsamında yurtiçi ve yurtdışındaki çeşitli ajans, reklam şirketleri ve anket şirketleriyle ve yurtiçi/yurtdışı diğer üçüncü kişilerle ve ilgili iş ortaklarımızla paylaşılabilmektedir.
- 9.1 Yurtiçinde kişisel verilerin aktarımı:
AYDIN ÖRME, kişisel verilerin aktarılması konusunda KVK Kanununda öngörülen ve KVK Kurulu tarafından alınan karar ve düzenlemelere uygun bir şekilde hareket etmekle yükümlüdür. AYDIN ÖRME tarafından ilgililere ait kişisel veriler ve özel nitelikli veriler ilgili kişinin açık rızası olmadan başka gerçek kişilere veya tüzel kişilere aktarılamaz. Şu kadar ki, KVK Kanunu ve diğer Kanunların zorunlu kıldığı durumlarda ilgilinin açık rızası olmadan da veriler mevzuatta öngörülen şekilde ve sınırlarla bağlı olarak yetkili kılınan idari veya adli kurum veya kuruluşa aktarılabilir. Ayrıca, KVK Kanunu’nun 8. maddesinde öngörülen şekilde 5. maddenin 2. fıkrasında (Örnek: bir sözleşmenin kurulması veya ifası için zorunlu olması ya da hukuki bir yükümlülüğümüzün yerine getirilmesi gibi) veya özel nitelikli kişisel veriler için 6. maddenin 3. fıkrasında öngörülen durumlarda ilgilinin rızası olmaksızın da aktarılabilir. AYDIN ÖRME, kişisel verileri Kanunda öngörülen şartlara uygun olarak ve gerekli tüm güvenlik önlemlerini alarak, ticari amaç ve faaliyetlerini gerçekleştirmek amacı ile sınırlı olmak üzere, ticari iş birliği yaptığı/hizmet aldığı Türkiye’de bulunan üçüncü kişilere, 3. Kişi ile iş ilişkisinin sona ermesi sonrasında 3. Kişi tarafından bunların kullanımını engellemek üzere aktarabilir.
- 9.2 Yurtdışına kişisel verilerinizin aktarımı:
AYDIN ÖRME, İlgili kişinin onayını aldığı haller dışında gizli bilgileri yurt dışına aktarmayacaktır. Ancak AYDIN ÖRME kişisel verileri Türkiye’de işlenerek veya Türkiye dışında işlenip muhafaza edilmek üzere, yurt dışına aktarabilir. KVK Kanununda belirtilen kişisel verilerin aktarımına ilişkin açık rızanın aranmadığı istisnai durumlarda, rızasız işlenme ve aktarma şartlarına ek olarak, verinin aktarılacağı ülkede yeterli korumanın bulunması şartı aranmaktadır. Yeterli korumanın sağlanıp sağlanmadığını KVK kurulu belirleyecek olup; yeterli korumanın bulunmaması durumunda ise hem Türkiye’deki hem de ilgili yabancı ülkedeki veri sorumlularının yeterli bir korumayı yazılı olarak taahhüt etmesi ve KVK Kurulunun izninin bulunması gerekmektedir.
- 9.3 Kişisel verilerin hukuka uygun olarak aktarılmasına ilişkin AYDIN ÖRME tarafından alınan tedbirler:
• Teknik açıdan alınan tedbirler:
İşlenen ve aktarılan ya da aktarım sonucu alınan kişisel verilerin, AYDIN ÖRME bünyesinde yer alan farklı iştiraklerce, söz konusu iştirakler bünyesi içinde yer alan farklı birimlerce ve AYDIN ÖRME’nin verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişilerce, yetkisiz erişim ve kullanımını engelleyecek tedbirleri alır.
• İdari açıdan alınan tedbirler:
AYDIN ÖRME, bünyesinde yer alan farklı iştiraklerce, söz konusu iştirakler bünyesi içinde yer alan farklı birimlerce ve AYDIN ÖRME’nin verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişilerce, kişisel verilere erişimin ne şekilde ve hangi işleme amacı doğrultusunda kimlere verilmesi gerektiğine ilişkin iç politikalar oluşturmaktadır.
- 10. KİŞİSEL VERİLERİN MUHAFAZASI POLİTİKASI
10.1 İlgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza etme:
AYDIN ÖRME, KVK Kanunu 7. maddesi ve Türk Ceza Kanunu’nun 138. maddesi uyarınca işlediği kişisel verileri yalnızca ilgili mevzuatta öngörülen veya mevzuatta bir süre öngörülmemiş ise kişisel veri işleme amacının gerektirdiği süre kadar muhafaza eder. Tutulan veriler verinin tutulma amacı sona erdikten sonra silinecek olup, silme hususundaki azami süre verinin tutulma amacının sona ermesinden sonra ortalama olarak 2 yıl belirlenmekle birlikte yasal mevzuat kapsamında ve emredici şekilde daha uzun ya da daha kısa süre öngörülen hallerde veriler, mevzuatta belirtildiği süreyle sistemde kalmaya devam edecektir.
Bu sebeple her bir kişisel veri için, ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süreye ilişkin farklı bir muhafaza süresi geçerli olabilmektedir.
Örneğin Vergi Usul Kanunu 253. maddesi uyarınca defter ve vesikalar 5 (beş) yıl süre ile muhafaza edilme zorunluluğundadır.
Diğer yandan, bir veri birden fazla amaç için de işlenmiş olabilir ve böyle bir durumda yasal mevzuat dairesinde aksini emreden bir düzenleme olmaması halinde, ilgili verinin işlenmesine neden olan tüm nedenler ortadan kalktığında ilgili veri silinir, yok edilir veya anonim hale getirilerek muhafaza edilir.
10.2 Kişisel verilerin muhafazasına ilişkin AYDIN ÖRME tarafından alınan tedbirler:
KVK Kanunu ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olan kişisel veriler, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde resen veya ilgili kişinin talebi üzerine AYDIN ÖRME tarafından, bu verilerin hiçbir şekilde kullanılmayacak ve geri getirilmeyecek şekilde silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi gerekecektir. Kişisel verilerin hukuka uygun olarak yok edilmesi veya anonim hale getirilmesine ilişkin usul ve esaslar KVK Yönetmeliği’nde belirtilecek ilke ve kurallara uygun şekilde yerine getirilecektir.
• Teknik açıdan alınan tedbirler:
AYDIN ÖRME tarafından kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi ve anonimleştirilmesine ilişkin gerekli sistemler ve denetim mekanizmaları oluşturulur.
• İdari açıdan alınan tedbirler:
AYDIN ÖRME, AYDIN ÖRME’nin verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişileri kişisel verilerin hukuka uygun bir şekilde muhafazasına ilişkin bilgilendirmek ve farkındalık yaratmak; aynı zamanda bu kişilerle akdedilen sözleşmeler çerçevesinde kişisel verilerinin hukuka uygun şekilde muhafaza edilmesine ve silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesine ilişkin önlemleri almalarını sağlar.
AYDIN ÖRME, verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişilerinin yürüttüğü kişisel verilerin muhafazası faaliyetlerini denetlemekle sorumludur.
- 11. KİŞİSEL VERİLERİN GÜVENLİĞİ POLİTİKASI
11.1 AYDIN ÖRME’nin Veri Güvenliğine İlişkin Yükümlülükleri
KVK Kanunu’nun 12. maddesi uyarınca, veri sorumlusu sıfatıyla AYDIN ÖRME’nin veri güvenliğine ilişkin yükümlülükleri aşağıda yer aldığı gibidir;
• AYDIN ÖRME, kişisel verilerin;
-hukuka aykırı işlenmesini önlemek,
-hukuka aykırı erişimi önlemek,
-muhafazasını sağlamak,
için her türlü teknik ve idari tedbir almak,
• Kuruluşu içinde gerekli denetimleri yapmak veya yaptırmak,
• Kendisi adına kişisel verileri işleyen kişilerin veya organlarında görev alan yetkililerin görevlerinden ayrılsalar dahi, görevleri sırasında öğrendikleri kişisel verileri kanun hükümlerine aykırı olarak başkasına açıklamaması ve işleme amacı dışında kullanmaması için gerekli önlemleri almak,
• İşlenen kişisel verilerin hukuka aykırı olarak başkaları tarafından ele geçirilmesi halinde ilgilisine ve Kurul’a bildirmek,
Hususlarını yerine getirecektir.
11.2 AYDIN ÖRME’nin veri güvenliğine ilişkin aldığı tedbirler:
Kişisel verilerin güvenliğine ilişkin yükümlülüklerini yerine getirilmesi açısından ve güvenliğin risk teşkil ettiği durumlarda hızlı bir şekilde hareket edilmesi adına, AYDIN ÖRME aşağıda sıralanmış olan tedbirleri alır:
11.2.1. Kişisel verilere hukuka aykırı erişimi engellemek için alınan teknik ve idari tedbirler:
Kişisel verinin işlenmesi, aktarılması ve muhafaza edilmesine ilişkin ilgili bölümlerde alınması gereken teknik ve idari tedbirler sayılmıştır. AYDIN ÖRME bu tedbirleri eksiksiz olarak almak ve hukuka aykırı erişimi engellemekle yükümlü olduğu halde; yine de üçüncü kişilerin kişisel verilere hukuka aykırı erişimi söz konusu olmuş ise; kişisel verilerin korunmasına ilişkin ilgili mevzuata ve Kurul kararlarına uygun şekilde ilgililerin zarar görmemesi için teknik ve idari tüm tedbirleri alır.
11.2.2. Kişisel verilerin korunması konusunda alınan tedbirler ve bunların denetimi:
AYDIN ÖRME, bünyesinde kullanılmakta olan veri kayıt sistemlerinin KVK Kanunu ve ilgili mevzuata uygun şekilde oluşturulduğu ve kullanıldığı periyodik olarak takip edilerek denetlenir ve bu konuda yetkili kılınan kişi veya kurula mevzuatın emrettiği ölçüde raporlama yapılır.
AYDIN ÖRME, verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişileri kişisel verilerin hukuka uygun bir şekilde korunmasına ilişkin bilgilendirmek ve farkındalık yaratmak; aynı zamanda bu kişilerle akdedilen sözleşmeler çerçevesinde kişisel verilerinin hukuka uygun şekilde korunmasına yönelik hükümler belirlemekle yükümlüdür.
11.2.3. Kişisel verilerin yetkisiz bir şekilde ifşası durumunda alınacak tedbirler:
AYDIN ÖRME, kişisel verilerin yetkisiz bir şekilde ifşasının engellenmesine yönelik tedbirler almakla ve buna ilişkin iç politika oluşturmakla yükümlüdür. Buna ek olarak, söz konusu durumlarda AYDIN ÖRME, veri sorumlusu olarak, kişisel verileri yetkisiz bir şekilde ifşa edilen kişileri ve KVK Kurulunu bilgilendirmekle yükümlüdür.
- 12. İLGİLİ KİŞİNİN HAKLARI
KVK uyarınca İlgili Kişi verilerinin;
1. işlenip işlenmediğini öğrenme,
2. işlenmişse, bilgi talep etme,
3. işlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
4. yurt içinde / yurt dışında aktarıldığı 3. kişileri bilme,
5. eksik / yanlış işlenmişse ya da değişmiş ise düzeltilmesini isteme,
6. KVK Kanunu’nun 7. maddesinde öngörülen şartlar çerçevesinde silinmesini / yok edilmesini isteme,
7. aktarıldığı 3. kişilere yukarıda sayılan (d) ve (e) bentleri uyarınca yapılan işlemlerin bildirilmesini isteme,
8. münhasıran otomatik sistemler ile analiz edilmesi nedeniyle aleyhe bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
9. KVK Kanunu’na aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme,
haklarına sahiptir.
Kişisel verilere erişim hakkı
İlgili kişilerin bir ücrete tabi olmadan kişisel verilerine erişim hakkı bulunmaktadır. Bu nedenle AYDIN ÖRME ilgili yasal mevzuat düzenlemeleri kapsamında ilgili kişiye;
• Kişisel verilerinin işlenip işlenmediğini öğrenme;
• Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme;
• Kişisel verilerinin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme;
• Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme isteğinde bulunma hakkı,
sağlamayı taahhüt eder.
Veri Sahibinin Kişisel verilerini değiştirme ve/veya sildirme hakkı
İlgili kişilerin bir ücrete tabi olmadan kişisel verilerini değiştirme veya sildirme hakkı bulunmaktadır. Bu kapsamda;
• Kişisel verilerinin eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde bunların düzeltilmesini isteme;
• Kişisel verilerinin işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme;
• Yukarıda bahsedilen düzeltme, silme veya yok etme işlemlerinin, kişisel verilerinin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme;
• İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhe bir sonuç ortaya çıkmasına itiraz etme.
Kişisel Verilerin Güncel Tutulması
KVK Kanunu uyarınca kişisel verilerinizin doğru ve gerektiğinde güncel olmasını sağlama yükümlülüğümüz bulunmaktadır, bu sebeple kişisel verilerinizin doğru ve güncel tutulması açısından lütfen bize durumunuzdaki değişiklikleri bildiriniz.
İlgilinin başvurusu ve başvurunun değerlendirilmesi
İlgili kişiler, herhangi bir sınırlamaya tabi olmaksızın, ilgili yasal mevzuatın sağladığı haklar dairesinde, AYDIN ÖRME tarafından işlenen kişisel verilere en kısa sürede erişimi sağlamak adına ve yukarıda belirtilen hakların kullanılmasına yönelik AYDIN ÖRME’ye talepte bulunabileceklerdir. AYDIN ÖRME bu erişim taleplerini karşılamak adına gerekli başvuru kanallarını oluşturur. Başvurular en kısa sürede ve her halükârda KVK Kanununda öngörülen süre içerisinde cevaplandırılır.
Veri sorumlusu temsilcisi, kişisel verilerin işlenmesi ve korunması ile ilgili talepleri niteliğine göre en kısa sürede ve her halükârda en geç 30 gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandıracaktır. Her durumda ilgili kişi AYDIN ÖRME’ye bir önceki bent altındaki iletişim kanalların biri üzerinden ulaşarak talebini iletebilecektir.
Bu sürenin başlayabilmesi için ilgili kişiler tarafından yapılan talepler yazılı veya KVK Kurulunun belirlediği diğer yöntemlerle veri temsilcisine gönderilmelidir ve ayrıca veri sahibinin kimliğini tespit edici belgelerde eksiksiz bir şekilde iletilmelidir. Kurul tarafından bir yöntem belirleninceye kadar yapılacak başvuruların yazılı olarak yapılması gerekmektedir. İlgilice yapılacak başvuru sırasında ilgilinin hangi hakkını kullandığını açıkça belirtmesi ve varsa bilgi ve belgeleri ile AYDIN ÖRME merkez adresine iadeli taahhütlü mektup yoluyla göndermesi gerekmektedir.
İlgili kişi tarafından yapılan talepler veri sorumlusu temsilcisi tarafından kabul edilir veya mevzuat dairesinde gerekçesi açıklanarak reddedilir ve yazılı veya elektronik ortamda cevap bildirilir. Başvurunun kabul edilmesi halinde AYDIN ÖRME tarafından gereği yerine getirilir. Kişisel verilerinin işlenmesi/değiştirilmesi/silinmesi talebine ilişkin bazı durumlarda hukuki yükümlülüklerden dolayı veya KVK Kanunu madde 5 ve 6 uyarınca belirlenmiş diğer nedenler doğrultusunda talebe olumlu yanıt verilmemektedir. Bu durumda verilecek ret cevabında sebepleri ayrıntılı bir şekilde gerekçelendirilerek hukuki dayanağı bildirilecektir.
Başvurunun AYDIN ÖRME tarafından yasal mevzuat düzenlemeleri dairesinde reddedilmesi, verilen cevabın yetersiz bulunması veya süresinde cevap verilmemesi hallerinde; ilgili kişinin cevabı öğrendiği tarihten itibaren 30(otuz) gün ve her halde başvuru tarihinden itibaren 60(atmış) gün içinde KVK Kuruluna şikâyette bulunma hakkı bulunmaktadır.
- 13. İŞBU VERİ POLİTİKASININ YAYINLANMASI
İşbu veri politikası ve kurallar, mevzuat kapsamındaki aydınlatma yükümlülüğü ile kişisel verileri bulunan kullanıcılara bildirilecek ve AYDIN ÖRME’ye ait internet sitelerinde de yayınlanacaktır.
- 14. DEĞİŞİKLİK VE GÜNCELLEMELER
KVK uyarınca İlgili Kişi’nin sahip olduğu haklar AYDIN ÖRME’nin yükümlülükleridir. Bu çerçevede AYDIN ÖRME’nin ekonomik ve ticari kararı veya mevzuat veya Kişisel Verilerin Korunması Kurulu kararları doğrultusunda değişiklik yapılması ya da yapılmasının gerekmesi halinde buna ilişkin bilgilendirmeler, verileri kayıt altına alınan ilgili kişilere, e-posta, SMS, sesli mesaj ve sair mevcut kayıtlı iletişim bilgilerinin en az biri üzerinden bildirilecektir.
